各系部、各部門：
為全面提高學(xué)校檔案管理工作水平,進一步強化檔案工作的規(guī)范意識、流程意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，推動檔案工作規(guī)范化、制度化建設(shè)，擬于近期組織開展2023年度檔案工作檢查，現(xiàn)將相關(guān)要求通知如下。
一、時間安排
本次檔案工作檢查分為2個階段。
第一階段為自查、現(xiàn)場抽查階段，定于2023年6月組織開展，由各系部、各部門依照通知要求開展自查，由辦公室組織相關(guān)人員進行現(xiàn)場抽查；
第二階段為整改落實階段，定于2023年8月底前完成，由各部門結(jié)合自查、現(xiàn)場抽查中發(fā)現(xiàn)的問題進行整改落實。
二、檢查內(nèi)容
（一）體制機制建設(shè)
1.重視檔案工作，有明確的檔案員，有明確的檔案員崗位職責(zé)。
2.認真參加學(xué)校組織的檔案法規(guī)和檔案知識學(xué)習(xí)，記錄完備。
（二）檔案管理規(guī)范
1.檔案管理場所規(guī)范。部門檔案分類集中定點管理，有專門的檔案櫥柜，符合保密要求。
2. 紙質(zhì)文件檔案管理規(guī)范。收集的紙質(zhì)材料符合文件制作規(guī)定，文件材料紙質(zhì)優(yōu)良，公文用紙為A4規(guī)格，破損紙張托裱整齊，圖紙等超大紙張按規(guī)定折疊；文件簽字和蓋章齊全；文件字跡材料無“三色筆”，字跡工整，無模糊不清現(xiàn)象；部門形成的文件必須用原件。
3.實物、聲像檔案管理規(guī)范。部門獲獎證書、獎牌、獎杯、錦旗等（廳級以上具有保存價值的實物），以及在辦學(xué)過程中形成的各種聲像類檔案要按照檔案形成順序，分類分專項保存。
4.電子檔案管理規(guī)范。需要保存的電子全文和照片檔案專人專機保存且完整。
5.合同、協(xié)議檔案管理規(guī)范。簽訂各類合同、協(xié)議收集齊全，并督辦和執(zhí)行合同或協(xié)議且記錄完備。
6.涉密文件管理規(guī)范。涉密文件專人專柜保存，按期返還學(xué)校機要室，無泄密事件發(fā)生。
7.檔案目錄管理規(guī)范。收集的檔案材料卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄完備。
（三）檔案移交規(guī)范
1.不具備保存價值的文件資料統(tǒng)一存放，定期上交學(xué)校檔案室集中處理，檔案鑒定、銷毀處理符合規(guī)定要求。
2.按時編寫部門大事記，并存檔。
3.移交檔案時移交歸檔文件目錄打印件及電子檔案歸檔文件目錄。
三、現(xiàn)場抽查工作安排
| 序號 | 部門 | 時間 | 時長 |
| 1 | 組織人事處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、紀檢監(jiān)察室、教務(wù)處、財務(wù)審計處、質(zhì)量管理處六部門隨機抽取1-2個部門 | 6月7日 | 半天 |
| 2 | 招生與就業(yè)指導(dǎo)處、科研中心、資產(chǎn)管理處、發(fā)展規(guī)劃研究室、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)中心、繼續(xù)教育培訓(xùn)部六部門隨機抽取1-2個部門 | 6月14日 | 半天 |
| 3 | 學(xué)生工作處、團委、總務(wù)處、安全保衛(wèi)處、工會、基建辦公室、圖書館七部門隨機抽取1-2個部門 | 6月21日 | 半天 |
| 4 | 六系兩部、和平校區(qū)、離退休辦公室隨機抽取1-2個部門 | 6月28日 | 半天 |
四、問題整改
8月31日前，各系部、各部門根據(jù)自查、現(xiàn)場抽查情況，就存在的問題與不足形成整改報告交學(xué)校辦公室，同時抓好落實，限期整改，檢查和整改結(jié)果將運用于學(xué)校年度績效考核。